Vier Tipps, um für das neue Vertriebsjahr startklar zu sein

Das Jahr neigt sich dem Ende zu. Es ist die Zeit, Revue passieren zu lassen und für das nächste Vertriebsjahr die Weichen zu stellen. Denn momentan werden die Kunden kaum ansprechbar sein. Zeit also, sich zu fragen: Wo sind die offenen Baustellen? Woran kann man zum Jahresbeginn anknüpfen? Welche Überlegungen, welche Projekte sind für das neue Jahr angesagt?

Wenn die Zeit im Dezember nach den letzten dringenden Erledigungen noch reicht, bzw. wenn zwischen den Jahren die Ruhe etwas eingekehrt ist, kann man die Zeit nutzen, um folgende Aktivitäten loszutreten.

1- Das letzte Vertriebsjahr Revue passieren lassen

Immer, wenn Weihnachten um die Ecke steht, spielen die Radios das Lied von John Lennon:

„So this is Christmas
And what have you done
Another year over
And a new one just begun“

Bei mir jedenfalls beginnt es mental zu rattern: „Was habe ich im letzten Jahr Besonderes getan?“. Bei Ihnen auch? Besonders nützlich wäre es, einige Fragen strukturiert zu beantworten, zum Beispiel:

• Ist unsere Strategie aufgegangen?
• Welche waren unsere größten Erfolge? Was ist dabei gut gelaufen?
• Welche wichtige Kunden haben wir gewonnen? Und wie?
• Welche waren unsere größten Misserfolge? Was ist dabei falsch gelaufen?
• Welche Projekte wurden angedacht, die es nicht oben auf die Prioritätenliste geschafft haben?

Sicher ergeben sich beim Antworten dieser Fragen schon einige Ideen, was im neuen Vertriebsjahr getan werden könnte.

2- Aufräumen! Äääh, wir meinen Wissensmanagement.

Aufräumen: ein Klassiker. Aber jetzt meine ich wirklich nicht, die Papiere zu ordnen; die Vorteile eines Clean Desk Policy  dürften schon bekannt sein.

Was aber ganz viel wichtiger ist: in den Daten aufräumen. Nur, wer saubere Datensets hat, kann sich weiter auf dem Weg der Digitalisierung machen. Es sind vier Bereiche, wo aufgeräumt werden sollte:

CRM-System/Kundendatenbank

Am absolut wichtigsten ist der CRM-System oder die Kundendatenbank: das sollte jetzt fürs neue Jahr frisch geputzt und aufgeräumt sein. Also:

• die neuen Kontakte von den Treffen den letzten X Tage, Wochen, Monate – rein
• Karteileichen – weg
• Zurückgekommene Weihnachtskarten oder Weihnachts-Email: Adresse aktualisieren.

Das war schon mal einfach. Aber dann kommt erst die wichtigste Arbeit: Durch den Kontakten, durch den Projekten schauen, welche in welchem Stadium sind. Welche sind etwa aus Zeitgründe liegen gelassen worden, weil da dieses wichtige andere Lead zu folgen war, oder z.B. weil der Kunde gesagt hatte, er wartet noch auf dem OK vom Top Management? Welche sind noch aktuell? Welche sind für ein bestimmtes Projekt längst gestorben, wären aber sicher am neuen Produkt interessiert?

28-08-2019: Zum Thema CRM haben wir eine Miniserie geschrieben: Herzstück CRM

Content Audit

Auch bedeutend sind die Inhalte, die irgendwann spezifisch für mich oder gar von mir kreiert worden sind. Machen Sie Ihr eigenes Content-Audit! Wissen ist Macht – wenn man es teilt. Denken Sie daran: Ordnen (sortieren, richtig ablegen) und teilen (mit den Kollegen z.B. auf einem gemeinsamen Server oder Cloud teilen).

• Haben Sie zum Beispiel ein spezifisches Vertrag-Addendum zusammen mit der Rechtabteilung für Ihren großen Kunden entwickelt, das von Interesse für das Unternehmen sein könnte? Ordnen/Teilen.
• Haben Sie eine Powerpoint-Datei spezifisch für die Kundenpräsentation entwickeln lassen? Ordnen/Teilen.
• Haben Sie Wissen zu den Produkten des Wettbewerbs bei der letzten Messe gesammelt? Ordnen/Teilen.

Ein solches Content-Audit bringt enorm viel: weil Sie so garantiert nächstes Jahr auf Anhieb wissen, welche Information Sie haben und wo die Daten zu finden sind.

Auch ein Quickcheck durch das Content Anderer ist interessant. Sie wissen eh: Der Kollege hat Ihnen einen Link geschickt, oder Sie sind damals auf diese interessante Seite gestolpert. Oder Sie haben z.B. diese eine Newsletter von BM-Experts zum späteren Nachlesen abgeheftet; das klang hochspannend, aber es war gerade nicht die richtige Zeit. Der Kunde hat damals schon der Zeitplan für sein Projekt im nächsten Vertriebsjahr weitergeleitet – wo war das noch mal? Was sollten Sie sofort lesen, was behalten Sie sich für die nächste Flugreise, was werfen Sie weg? Ordnen/Priorisieren!

Kalender/Zeitplan vorbereiten

Wann wird im nächsten Jahr was Bedeutendes passieren? In dieser Kategorie gehören auch die Deadlines der Kunden sowie die Informationen zu interessanten Symposien, Vorträge, Industrietreffen und Messen. So haben Sie schnell eine Übersicht der großen Ereignisse des Jahres.

3- Kontakte auffrischen

Jetzt, dass Sie aufgeräumt haben, haben Sie eine gute Übersicht über Ihre Kontakten und deren vergangenen und aktuellen Projekten. Es ist Zeit dafür, wieder Kontakt aufzunehmen (eventuell kann das natürlich parallel erfolgen – Ihrem Arbeitsstil entsprechend). Dafür können Sie z.B. neun-Wörter-Emails benutzen. Wenn Ihre Kontakten nach den Feiertagen zurückkommen, beginnen sie, genauso wie Sie, fürs neue Jahr zu planen: Das ist der perfekte Zeitpunkt, um sich bemerkbar zu machen.

Die kurzen E-Mails sollten persönlich verfasst sein, schnell zu beantworten und auf ein bestimmtes Projekt zurückgreifen. Außer Begrüßung und Grußformel sollten sie nur eine oder zwei Fragen enthalten. Wenn Sie zum Beispiel mit einem Kunden kommunizieren wollen, der mit Ihnen einen Zeitplan geteilt hatte, können Sie Folgendes fragen:

• Planen Sie für Projekt ABC immer noch ein Going-Live im Juli?
• Planen Sie immer noch eine Bestellung von unserem Produkt DEF im Februar?

Wenn Sie zum Beispiel ein lauwarmes Lead wieder aufgreifen wollen, könnten Sie Folgendes fragen:

• Sind Sie immer noch an unserem Produkt DEF interessiert?
• Denken Sie immer noch über eine Beratung für Ihr Projekt ABC?

Wenn Sie einen „alten“ Kunden wieder kontaktieren wollen, könnten Sie hiermit probieren:

• Sind sie zufrieden mit unserem Produkt DEF? Planen Sie bald mit einer besseren Version/einem Update?
• Sie haben inzwischen eine lange Erfahrung mit unserem Produkt DEF. Darf ich Sie anrufen, um darüber zu erfahren?

Wenn Sie diese kleinen Nachrichten schon im Voraus vorbereiten, können Sie sie in den ersten Januarwochen schicken.

4 Workshops / Strategische Projekte im Vertriebsjahr planen

Wissen Sie noch, diese Idee, dieses Projekt, diese Strategie worüber Sie und die Kollegen die ganze Zeit gesprochen haben?

Es gibt eine gute Chance, dass Digitalisierung zu den „strategisch wichtigen aber nicht angegangenen“ Projekten gehört. Wie wir in einem früheren Blogbeitrag gesehen haben, waren 53% der Berliner Unternehmen bei dem Projekt „Digitalisierung“ im Jahr 2016 nicht weiter vorangekommen, weil anderen Projekten eine höhere Priorität zugeschrieben worden war. Digitalisierung ist aber strategisch so bedeutend geworden, dass Unternehmen, die dieses Projekt nicht anpacken, in die nahe Zukunft Marktanteile verlieren werden. In unserer Mini-Serie können Sie mehr zum Thema lesen, warum die Digitalisierung im Vertrieb spätestens jetzt forciert werden sollte.

Was auch immer die Projekte/die Ideen waren, die letztes Jahr nicht realisiert worden sind: Jetzt haben Sie kurz Zeit, dafür richtig zu planen. Die Vorgehensweise ist abhängig davon, in welchem Stadium das Projekt sich befindet:

Fall 1: Das Projekt ist klar definiert.

Sie wissen genau, was zu tun ist. In dem Fall müssen Sie nur noch dran arbeiten. Dann gilt es darum, im Kalender richtige Termine als Platzhalter zu buchen, wo Sie sich Zeit nehmen, um mit dem Projekt voran zu kommen. Eventuell schicken Sie diese Termine noch an die involvierten Kollegen, dass diese sich auch die Zeit nehmen.

Falls Sie aber schon von vornherein wissen, dass Sie nicht vorankommen werden, sobald der Alltag wieder mit der gewohnten Verrücktheit überhandnimmt und die dringenden Aktivitäten die Zeit von den wichtigen, langfristigen Projekten wegfressen, ist jetzt der Moment gekommen, sich externe Hilfe zu suchen.

Fall 2: Das Projekt ist eher eine Idee.

Sie wollen ein Problem angehen, wissen aber noch nicht wie. In dem Fall können Sie z.B. einen Workshop mit relevanten Mitarbeitern hierzu organisieren, wo Sie zusammen eine Strategie oder eine Vorgehensweise definieren. Schon jetzt können Sie auch hierfür planen. Sie können auch im Voraus zu dem Thema lesen. Und Sie können auch hier Experten von außen miteinbeziehen. Die Besten werden schnell gebucht sein…

Besonders im B2B-Vertrieb hat man im Jahr genau zwei Mal die Zeit, strukturiert über strategische Projekte nachzudenken: Am Anfang des Jahres und mitten im Vertriebsjahr, während den Sommermonaten, wo die Kunden oftmals weg sind. Ansonsten sind die Zeiten meistens von dringenden Aktivitäten geprägt, die der Vertriebler wirklich mit verkaufen assoziiert.

In diesem Sinne: Jetzt mit dem Abarbeiten beginnen. Ab der dritte Januarwoche füllt sich der Kalender von selbst!